نصائح لكتابة بريد الكتروني افضل

email communication is a very important skill at any company since it’s the main communication channel between the employees, and at most companies, it’s also used to communicate internally and externally with the customers.

التواصل من خلال الايميل مهارة مهمة وضرورية جدا في اي شركة لانها ف الوقت الحالي وسيلة التواصل الاساسية بين الموظفين في معظم الشركات وبتستخدم للتواصل داخليا وخارجيا حتي مع العملاء.

Most of us are not following the best practices needed to communicate internally and externally, so here are some points that will help you to write better emails and make you communicate better with each other.

معظمنا لا يتبع افضل الممارسات المطلوبة للتواصل بشكل صحيح من خلال الايميل. اليكم بعض النصائح الي هتساعدكم في كتابة ايميلات افضل والتواصل افضل:

1. Double-check who you put in the “Send TO” and CC section. it’s not okay to put someone at the TO section when it should be at CC. this causes a disturbance.

   Explanation: Use TO section to put the person you intended the email to and CC to mention everyone you need them to know that you contacted this person and told him what you need like your manager and the other person managers and other people working on the same subject or project.
   اتآكد دايما من الناس الي بتحطم في خانة “المرسل الية” وخانة “نسخة الي”. مش كويس ابدا انك تحط مثلا مديرك في خانة المرسل الية وانت بتكلم زميلك في الميل. المفروض مديرك يكون في خانة “نسخة الي”.

2. Email subject should reflect the email content, it’s a perfect way to quickly find an email you’re searching for, also for the receiver person to know what’s this email about.

   ex: you’re sending someone a new task the title should be(New task required at XYZ project).
   عنوان الايميل لازم يكون معبر عن محتوي الايميل. دا مهم جدا علشان تقدر توصل بسهولة لاي ايميل بتبحث عنه. وكمان علشان المرسل اليه يقدر يفهم الايميل عاوز ايه. دا بيخلي التواصل افضل بين الاطراف.

3. Always start your email saluting the person you’re talking to. not doing that indicates that you don’t respect the person you are talking to. or that you’re using a sharp tone with this person.

   Explanation: always use something like (Hi Ahmed) or (Dear Mohammed) or (Hello Maryem) …etc.
   دايما ابدآ الايميل بتاعك بآلقاء السلام علي الشخص الي بتتكلم معاه. لو بدآت الايميل بآنك تدخل في الموضوع مباشرة دا بيحسس الي بتتكلم معاه انك مش بتحترمة او ان لهجتك حادة.

4. It’s preferred to use a nice sentence at the beginning of the mail. but it’s not mandatory.

   Explanation: (I hope this email finds you well) or (I hope everything is fine.) … etc
   الافضل انك بعد السلام علي الشخص الي بتتكلم معاه تبدآ الجمل بجملة بسيطة لتحية الشخص زي مثلا “اتمني تكون بخير”. دا بيساعد علي تخفيف حدة التوتر وتلطيف المعامله

5. Never send an email on another email loop. related to a different subject.
   

   Explanation: you received an email from your manager asking you to work on a task, don’t replay to the same email loop asking about something related to another project or requesting vacation for example. always use a new email for that.
   متبعتش ايميل ابدآ لسلسلة ايميلات متعلقة بموضوع اخر علشان تسهل علي نفسك. لو الايميل بيتكلم عن موضوع معين التزم دايما بالموضوع دا ولو عاوز تتكلم في موضوع جديد ابعت ايميل جديد بعنوان جديد للموضوع الجديد.

6. Always use the same email loop to discuss the same email topic.

   Explanation: you received and email about issue with a project, you fixed the issue, don’t send a new email telling the customer that the issue is fixed. Replay to the same mail better. or your boss sent you an email asking for a report, don’t send the report on a new email, just replay to the same mail with the report.
   متبعتش ايميل جديد علشان تتكلم في موضوع فيه عليه ايميل قديم. الافضل ترد علي الايميل القديم مش ترسل ايميل جديد.

7. If someone sends you an email telling you something It is respectful to replay that you received the email and understand what he’s saying.

   Explanation: If someone sends you files and asks you please take a look at this or just telling you FYI you should replay with (Hi Ahmed, Noted) or (Hi Hosam, Received) or (Hi Asma, I’ll work on it and finish it by“mention the date“) … etc
   لما يوصلك ايميل من شخص بيطلب منك شئ او بيعرفك معلومة ما الافضل ترد عليه انك وصلك ايميل وفاهم الي بيطلبة منك وهتنفذة، او لو مش فاهم امر معين ترد عليه وتعرفة. او مجرد بآكد استلام المعلومة.

8. If someone sent you an email asking you a question and you can’t answer right away and you need some time to check it first or you have another task that you working on currently, it’s highly recommended and respectful to replay and tell him that you received his email and will get back to him after something you need to do. you should not wait to finish then replay.

   Explanation: someone sent you an email asking you how long does it take to finish this task. or asking you to send a report for something. you should replay with(Hi Hosam, I’ll check the task and get back to you within 1 day.) or (I’ll work on the report and send it tomorrow. I can’t do it today because I’m working on pal pal pla.).
   لو حد بعتلك ايميل بيسآلك سؤال او بيطلب منك تاسك مش هتقدر تعملة حاليا لانك مشغول من الافضل انك ترد عليه انك وصلك الايميل وهترد علي السؤال مثلا بعد يومين او هتعمل التاسك بعد يومين لانك مشغول حاليا بكذا. ومتستناش اليومين يعدوا علشان ترد علية.

9. Always use a local email client application to follow up with your email. there’re some free applications for each desktop OS and for each mobile OS. Outlook is a perfect email client for desktops and mobiles. you can connect multiple email addresses on it like Gmail, Hotmail, and private email servers also.
   

   you can mark or flag an email as a task to get back to it later and a lot of other features.
   الافضل دايما متستخدمش الميل من علي الويب فقط وانما استخدم برنامج علي الكمبيوتر او الموبايل تربطة بآيميلك علشان توصلك اشعارات الايميلات اسرع وفي كل الاوقات.

10. Always use a signature at the end of your email to let the person you’re emailing know who you are. at the signature mention your name, job title, company, your contact info.

    at Roqay we’re using a unified signature please don’t use otherwise.
    دايما استخدم توقيع معبر عنك في الايميل علشان الطرف الاخر يعرف هو بيكلم مين. في التوقيع ضروري تكتب اسمك ووظيفتك والمكان الي بتشتغل فيه وبيانات التواصل معك.